ImprimerGuide des instances par vidéoconférence
Vous trouverez dans cette page des renseignements pour vous aider à vous préparer à une instance virtuelle sur la plateforme Zoom, telle qu’une audience, une médiation ou une conférence de cas, auprès d’un tribunal ou d’une commission de Tribunaux décisionnels Ontario.
Sur cette page
- Ressources
- Instructions relatives à la plateforme Zoom de Tribunaux décisionnels Ontario
- Guides vidéo pour les audiences virtuelles devant la CLI
- Préparation à une instance par vidéoconférence
- Que faire en cas de problèmes de connexion?
- Autres renseignements importants
Ressources
Guide de l’utilisateur – Zoom
Consultez ce guide écrit pour obtenir des instructions étape par étape sur la manière de participer à une instance virtuelle. (PDF, HTML)
Remarque : Si vous avez reçu un guide contenant des instructions propres à votre instance, avec votre avis d’instance, veuillez plutôt consulter ce guide.
Conseils pour vous préparer à une instance sur Zoom
Consultez ce guide pour obtenir des conseils sur ce que vous pouvez faire avant l’instance pour éviter les problèmes techniques et pour vous aider à résoudre les problèmes techniques qui pourraient survenir pendant votre instance sur Zoom. (PDF, HTML)
Instructions relatives à la plateforme Zoom de Tribunaux décisionnels Ontario
Tribunaux décisionnels Ontario a créé de nouveaux guides vidéo qui vous aideront à participer à votre instance. Visionnez-les ci-dessous ou sur la chaîne Youtube de Tribunaux décisionnels Ontario.
Comment se joindre à une instance virtuelle
Regardez cette vidéo pour savoir comment participer à une instance virtuelle. Cliquez sur la vidéo ci-dessous pour vous diriger vers YouTube. Vous pouvez aussi regarder cette vidéo sur le site Web de Tribunaux décisionnels Ontario.
Transcription : Comment participer à une instance virtuelle
Fonctions clés sur la plateforme Zoom dans une instance virtuelle
Regardez cette vidéo pour apprendre à utiliser le microphone et la caméra, à vous renommer et à lever la main. Cliquez sur la vidéo ci-dessous pour vous diriger vers YouTube. Vous pouvez aussi regarder cette vidéo sur le site Web de Tribunaux décisionnels Ontario.
Transcription : Fonctions clés sur la plateforme Zoom
Autres fonctions utiles sur la plateforme Zoom dans une instance virtuelle
Regardez cette vidéo pour apprendre à partager un écran, à modifier la disposition des panneaux vidéo, à utiliser des salles de discussions ou de répartition et à clavarder. Cliquez sur la vidéo ci-dessous pour vous diriger vers YouTube. Vous pouvez aussi regarder cette vidéo sur le site Web de Tribunaux décisionnels Ontario.
Transcription : Autres fonctions utiles sur la plateforme Zoom
Guides vidéo pour les audiences virtuelles devant la CLI
Regardez ces vidéos pour savoir comment participer à une audience virtuelle devant la Commission de la location immobilière (CLI) et ce à quoi vous attendre pendant l’audience.
Votre journée d’audience: Partie 1 – Participer à une audience devant la CLI
Regardez cette vidéo pour savoir comment participer à votre audience virtuelle par Zoom; comment ouvrir une session pour votre audience devant la CLI, le rôle de l’avocat de service en droit du logement et les options de médiation. En cliquant sur la vidéo ci-dessous, vous serez redirigé vers YouTube. Vous pouvez également la visionner sur le site Web de Tribunaux décisionnels Ontario.
Transcription: Votre journée d’audience: Partie 1 – Participer à une audience devant la CLI
Votre journée d’audience : Partie 2 – À quoi vous attendre lors de l’audience devant la CLI
Regardez cette vidéo pour savoir ce qui se passe une fois que vous avez ouvert une session dans votre audience virtuelle, quand vous vous rendez dans une salle d’audience avec un arbitre et à quoi vous attendre pendant l’audience. En cliquant sur la vidéo ci-dessous, vous serez redirigé vers YouTube. Vous pouvez également la visionner sur le site Web de Tribunaux décisionnels Ontario.
Préparation à une instance par vidéoconférence
Avant le jour de l’instance
- Vérifiez la lettre ou le courriel (avis) que vous avez reçu d’un tribunal ou d’une commission (par exemple, avis d’audience, avis de médiation, avis de conférence de cas) pour connaître l’heure et la date de l’instance. Vous y verrez un lien Zoom pour vous joindre à la vidéoconférence. Conservez l’avis à portée de main afin de pouvoir accéder à son contenu lors de l’instance.
- Assurez-vous d’avoir accès à un ordinateur ou à un téléphone intelligent muni d’une caméra et d’un microphone. Si vous avez accès à un ordinateur, faites-en votre premier choix. Un ordinateur peut offrir une connexion et une expérience de visionnement de vidéo plus stables qu’un cellulaire. Le port d’écouteurs est recommandé pour obtenir une meilleure qualité sonore. Vous pouvez également participer à une instance par téléphone.
- Téléchargez et installez l’application Zoom sur votre ordinateur ou votre cellulaire (téléphone intelligent) si vous ne l’avez pas encore. Veuillez vous assurer d’avoir installé la plus récente version de Zoom. Si vous utilisez une version obsolète de Zoom, vous pourriez éprouver des difficultés techniques. Vous pouvez trouver la plus récente version du logiciel Zoom sur la page Web du centre de téléchargement de Zoom. Vous pouvez également ouvrir Zoom dans votre navigateur Web pour vous connecter. Pour en savoir davantage sur la façon de participer à une instance au moyen de l’application Zoom ou à partir d’un navigateur, veuillez regarder la vidéo Comment se joindre à une instance virtuelle.
- Vérifiez si votre ordinateur ou votre cellulaire fonctionne correctement :
- Mesurez votre vitesse Internet– si la liaison est lente, il peut être utile d’utiliser une connexion Internet filaire au moyen d’un câble Ethernet fixe plutôt qu’une connexion Wi-Fi (pour en savoir davantage sur la façon de vérifier la vitesse Internet et la bande passante, consultez le guide Conseils pour vous préparer à une instance sur Zoom.
- Testez votre microphone pour vous assurer que les autres peuvent vous entendre, et testez votre ou vos haut-parleur(s) et vos écouteurs pour vous assurer que vous pouvez entendre les autres pendant la séance
- Mettez à l’essai la plateforme Zoom en participant à une réunion de test sur le site Web de Zoom;
- Familiarisez-vous avec les fonctions de Zoom que vous pourrez utiliser au cours de l’instance – par exemple, assurez-vous que vous savez comment lever la main, couper et rétablir le son, vous renommer, et partager votre écran ou un document. Pour en savoir davantage sur l’utilisation de ces fonctions, regardez les vidéos Fonctions clés sur la plateforme Zoom dans une instance virtuelle et Autres fonctions utiles sur la plateforme Zoom dans une instance virtuelle.
Le jour de la séance
- Installez-vous dans un endroit tranquille et sans bruits de fond. Désactivez les notifications du téléphone, les alertes de courriel et tout autre bruit susceptible de causer une distraction.
- Optimisez le rendement de Zoom en fermant toutes les autres applications et programmes sur votre ordinateur ou votre téléphone.
- Placez votre caméra au niveau des yeux de manière à ce que votre visage soit visible. Dans la mesure du possible, placez-vous de manière à faire face à la lumière. Si l’éclairage est derrière vous, vous pourriez paraître dans l’ombre. Par exemple, votre caméra ne devrait pas faire face à une fenêtre.
- Si possible, connectez-vous tôt à Zoom afin de pouvoir résoudre tout problème technique et d’être à l’heure pour votre audience. Certains tribunaux peuvent vous demander de vous joindre avant une certaine heure. Vérifiez votre avis ou votre invitation par courriel.
- Une fois la connexion à Zoom effectuée, vous vous trouverez dans une salle d’attente virtuelle. Il se peut que vous attendiez là quelques minutes jusqu’à votre entrée à l’audience. Ce délai est normal. Veuillez ne pas vous déconnecter.
- Si vous vous connectez à partir d’un téléphone ou d’un ordinateur muni d’un système vidéo, assurez-vous que celui-ci est activé. Pour réduire au minimum les bruits de fond, désactivez votre microphone si vous ne parlez pas.
Que faire en cas de problèmes de connexion?
Si vous ne parvenez pas à vous joindre à la vidéoconférence ou à vous reconnecter immédiatement après une déconnexion :
- Communiquez immédiatement avec le tribunal;
- Essayez de participer par téléphone si vous ne pouvez le faire par vidéoconférence. L’avis ou le courriel que vous avez reçu du tribunal contiendra le numéro de téléphone à composer et tout autre renseignement nécessaire pour participer à l’instance par téléphone. Dans certains cas, si une partie ne parvient pas à se connecter, l’arbitre peut ajourner l’instance s’il est d’avis que celle-ci risque de ne pas se dérouler de façon équitable.
Participation à une audience par téléphone
Vous pouvez participer à une instance sur la plateforme Zoom par téléphone. Vous ne pourrez pas voir les autres participants et ceux-ci ne pourront pas vous voir non plus, mais vous pourrez tous vous entendre.
Le numéro de téléphone gratuit à composer et le code d’identification de la réunion figurent dans votre avis ou votre invitation par courriel. Il vous sera demandé d’entrer le numéro de la réunion, suivi du signe dièse/croisillon (#). Si l’audience n’a pas commencé et que l’hôte n’a pas encore manifesté sa présence, appuyez sur le signe dièse (#) pour indiquer que vous attendez.
La connexion à l’audience se fera dès que l’on vous admettra dans la salle d’audience. Vous serez en sourdine (son désactivé). On vous demandera votre nom. Votre nom sera entré sur la plateforme Zoom afin que les participants puissent voir que vous êtes là et savoir qui parle.
Pour activer et désactiver le son, appuyez sur *6. Pour signaler que vous souhaitez parler, appuyez sur *9. Cela montrera que vous avez levé la main. Vous pourrez baisser la main en appuyant aussi sur *9.
Autres renseignements importants
Ce qui est attendu des parties et des participants?
Les participants à une instance par vidéoconférence doivent respecter la même étiquette formelle et le même protocole qu’en personne. Cela signifie qu’ils doivent respecter les règles suivantes :
- Au début de l’instance, chaque participant doit identifier toute autre personne présente. Vous devez informer le tribunal ou la commission si quelqu’un se joindra à vous après cette période. Selon les circonstances, le tribunal pourrait exiger que les autres personnes quittent la pièce pendant l’instance.
- Au cours de l’instance, il peut vous être demandé de démarrer la vidéo.
- Le son doit rester désactivé, à moins que :
- vous ne présentiez des arguments ou des observations;
- vous interrogiez un témoin;
- vous fassiez votre déposition.
- On s’attend à ce que vous fassiez preuve de courtoisie et de respect face à l’instance en soi et à tous les participants.
Protocole concernant les perturbations lors des procédures et des instances virtuelles
Tribunaux décisionnels Ontario s’engage à offrir un espace sûr et respectueux aux parties qui participent à des instances virtuelles. La santé, la sécurité et le bien-être du personnel, des arbitres et des participants aux procédures et instances virtuelles sont une priorité absolue. Veuillez consulter le protocole de Tribunaux décisionnels Ontario concernant les perturbations lors des procédures et des instances virtuelles pour savoir comment Tribunaux décisionnels Ontario réagira à d’importantes perturbations, parfois appelées « bombardement dans Zoom », lors des procédures et des instances virtuelles.
Règles applicables aux témoins
Il est de la responsabilité des parties de fournir le lien à leurs témoins (le cas échéant) et de les informer de la marche à suivre pour se joindre à l’instance par Zoom, à l’heure fixée, pour qu’ils puissent faire leur déposition.
Afin de protéger l’intégrité de l’instance, les témoins doivent respecter quelques règles :
- Un témoin ne doit pas faire sa déposition en présence d’autres témoins, sauf approbation préalable du tribunal, et celui-ci peut donner l’ordre aux témoins d’être seuls pendant leur déposition;
- Chaque témoin doit avoir avec lui tous les documents nécessaires pour faire sa déposition;
- Un témoin ne peut pas recevoir l’assistance d’une autre personne pendant sa déposition.
Demande de mesures d’adaptation
Les mesures d’adaptation sont des arrangements qui permettent à toutes les personnes, peu importe leurs capacités, de participer pleinement à la procédure judiciaire. Vous pouvez en faire la demande en soumettant une Demande de mesures d’adaptation. Pour en savoir davantage, consultez la page Demander des mesures d’adaptation sur le site Web de Tribunaux décisionnels Ontario.
Présence du public à une instance virtuelle
Si vous souhaitez observer une instance publique sur Zoom, veuillez communiquer avec le tribunal concerné pour obtenir la marche à suivre. Certaines instances ne sont pas ouvertes au public.
Les observateurs d’une instance sont tenus de suivre les instructions du tribunal et de faire preuve de courtoisie et de respect face à l’instance en soi et à tous les participants. On pourrait vous demander de décliner votre nom et d’indiquer l’objet de votre participation à l’instance. Pour limiter les perturbations, vous devez rester en sourdine pendant toute la durée de l’instance.
Enregistrement d’une audience
L’enregistrement d’une audience d’un tribunal constitue une infraction, sauf si une exception s’applique. Pour en savoir davantage sur cette règle, consultez la Loi sur l’exercice des compétences légales.
Déni de responsabilité
Veuillez noter qu’en cliquant sur le lien menant à la vidéoconférence sur Zoom, des renseignements personnels comme votre nom, votre courriel et votre adresse IP, pourraient être recueillis, entreposés, utilisés et divulgués par Zoom conformément à la déclaration de confidentialité de cette plateforme et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Pour en savoir davantage, prière de consultez la déclaration de confidentialité de Zoom.